CÔNG TY TNHH CLOUDMEDIA
+84 852 520 242info@cloudmedia.vn     Đăng nhập

Dự án triển khai hệ thống ERP Hồng Trà Ngô Gia

12 tháng 1, 2024 by
Dự án triển khai hệ thống ERP Hồng Trà Ngô Gia
Administrator

Tổng quan về Hồng Trà Ngô Gia

Hồng trà Ngô Gia, chuỗi cửa hàng trà tiêu biểu của Việt Nam, đặt trụ sở chính tại TP.Hồ Chí Minh và mở rộng đến Hà Nội, Đà Nẵng. Trước khi triển khai hệ thống ERP, họ gặp vấn đề phân mảnh dữ liệuquản lý tồn kho không hiệu quả. Nhờ triển khai ERP thành công, Hồng Ngô Gia đã tối ưu hóa quy trình kinh doanh, chặn đứng sự phân mảnh thông tin, và nâng cao tương tác khách hàng. Giờ đây, họ tự tin duy trì quản lý tồn kho chặt chẽ, theo dõi hạn sử dụng sản phẩm và cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc. CloudMedia ERP đã giúp Hồng Ngô Gia vượt qua mọi thách thức và định hình lại hình ảnh một doanh nghiệp trà hàng đầu, đồng thời tạo ra cơ hội tăng trưởng bền vững.

Thực trạng của Hồng Trà Ngô Gia

Hồng Trà Ngô Gia đối mặt với một số vấn đề quan trọng trước khi triển khai hệ thống ERP:

Quản lý tồn kho: Hồng Trà Ngô Gia phải quản lý một loạt các sản phẩm liên quan đến hồng trà với lượng tồn kho lớn. Hệ thống quản lý tồn kho hiện tại không đủ mạnh để theo dõi và cập nhật thông tin tồn kho hiệu quả.

Kho hàng lớn: Với nhiều kho hàng trên khắp cả nước, việc theo dõi và quản lý tồn kho đòi hỏi một hệ thống quản lý mạnh mẽ hơn để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

Quản lý bán hàng: Hồng Trà Ngô Gia sử dụng phần mềm bán hàng riêng lẻ, nhưng thiếu tích hợp các tính năng quan trọng như quản lý tồn kho và mua hàng.

Hoạt động mua hàng và tồn kho: Việc nhập liệu thông tin bằng tay thông qua các file Excel là một quá trình phức tạp và khó quản lý, gây ra nguy cơ sai sót.

Hoạt động kế toán và tính lương: Các hoạt động liên quan đến kế toán và tính lương cũng gặp khó khăn do việc nhập liệu thông tin bằng file Excel, dẫn đến sự phức tạp và khả năng quản lý kém hiệu quả.


Mong muốn của khách hàng


Tối ưu hóa quản lý và tích hợp tất cả các hoạt động kinh doanh của một tổ chức trong một hệ thống duy nhất. 


Tích hợp thông tin: cho phép kết hợp tất cả dữ liệu và thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh, từ quản lý tồn kho, tài chính, nguồn nhân lực, sản xuất, tiếp thị và bán hàng. Điều này giúp cải thiện khả năng quản lý dữ liệu, giảm thất thoát thông tin và tạo ra cơ hội để phân tích dữ liệu để ra quyết định chiến lược.


Tối ưu hóa quá trình kinh doanh: tối ưu hóa quy trình làm việc, từ việc đặt hàng, sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, quản lý tồn kho đến tài chính và quản lý nguồn nhân lực. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tài nguyên và giảm thất thoát trong quy trình.


Nâng cao hiệu suất: giúp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên, cải thiện hiệu suất sản xuất và quản lý nguồn nhân lực. Điều này giúp tăng cường khả năng cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận.


Cải thiện tính khả dụng thông tin: đảm bảo rằng thông tin quan trọng có sẵn sàng cho những người cần nó vào thời điểm phù hợp. Điều này giúp cải thiện khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và dự đoán được tình hình kinh doanh.


Tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng: giúp cải thiện quản lý chuỗi cung ứng và tối ưu hóa quá trình đáp ứng nhu cầu khách hàng. Điều này giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng và tạo ra cơ hội kinh doanh mới.


Tích hợp các chi nhánh và đơn vị công ty: quản lý hiệu quả các chi nhánh và đơn vị công ty khác nhau thông qua một hệ thống duy nhất, tạo sự thống nhất trong quản lý và báo cáo.


Giảm chi phí hoạt động: Bằng cách tối ưu hóa quy trình và tài nguyên, ERP có thể giảm chi phí hoạt động tổ chức, từ việc giảm lãng phí đến việc tối ưu hóa tồn kho và tài chính.


Tăng cường khả năng tuân thủ: ERP giúp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn kỹ thuật, pháp lý và ngành công nghiệp, đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh được thực hiện đúng các quy định.


Các chức năng/phân hệ được chọn triển khai 

Quản lý cửa hàng

nhượng quyền

Quy trình bán hàng thực tế

Quy trình bán hàng xây dựng trên hệ thống

Các thông tin cần quản lý của cửa hàng nhượng quyền

Báo cáo, chứng từ

Kho hàng

Quy trình xuất nhập kho thực tế

Quy trình định tuyến đơn hàng thực tế

Quy trình quản lý hàng tồn kho (phương thức nhập xuất, cách thức thực hiện,..)


Vận chuyển

Thông tin đội xe cần quản lý 

Cách tính chi phí vận chuyển cho khách hàng/ cho đơn vị vận chuyển

Mua hàng và sản xuất

Quy trình mua hàng thực tế

Quy trình quản lý nhà cung cấp

Quy trình sản xuất thực tế

Định mức nguyên vật liệu sản xuất

Nhân sự

Thông tin kế toán: Bảng tài khoản, thuế,...

Các nghiệp vụ hạch toán sử dụng 

Quy trình quản lý công nợ thực tế 

Quy trình quản lý giá hàng tồn kho

Quy trình quản lý tài sản

Quản lý chấm công 

Công thức tính lương

Báo cáo và chứng từ 

Quá trình làm việc giữa CloudMedia và Hồng trà Ngô Gia

  • Những buổi gặp gỡ trực tuyến đã chứng minh là giải pháp hiệu quả, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian. Không cần di chuyển hoặc tổ chức cuộc họp trực tiếp, điều này tối ưu hóa tài nguyên và tạo điều kiện thuận lợi cho mọi người tham gia.

  • Đội ngũ Cloudmedia luôn nhiệt tình và sẵn sàng lắng nghe ý kiến của khách hàng. Sự tận tâm và chuyên nghiệp của họ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi yêu cầu và đề xuất từ phía khách hàng được xem xét và thực hiện hiệu quả.

  • Chúng tôi không ngừng theo dõi và cập nhật hệ thống liên tục để cải thiện chất lượng sử dụng. Điều này đảm bảo rằng dịch vụ của chúng tôi luôn ổn định, hiệu quả và đáp ứng được những nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Quá trình đào tạo hệ thống ERP của CloudMedia cho nhân viên tại công ty Hồng Trà Ngô Gia được thực hiện theo lịch trình sau:

  • Mỗi tuần vào ngày thứ bảy, tổ chức cuộc họp để thu thập yêu cầu và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

  • Mỗi tuần, sẽ có một buổi hướng dẫn trực tuyến và xem xét sản phẩm để đảm bảo sự hiểu biết và tiến bộ trong việc sử dụng hệ thống.

  • Hai lần trong một tháng, sẽ tổ chức buổi hướng dẫn trực tiếp (offline) để tăng cường hiệu suất và kiến thức về hệ thống.


Kết quả và lợi ích của việc hợp tác

Hệ thống ERP do CloudMedia xây dựng cho Hồng Trà Ngô Gia đã mang lại nhiều kết quả tích cực và lợi ích đáng kể cho khách hàng:

  • Giải quyết vấn đề quản lý tồn kho: Hệ thống ERP đã giúp giải quyết vấn đề quản lý tồn kho một cách hiệu quả. Khách hàng có khả năng theo dõi tồn kho theo thời gian thực, tối ưu hóa lập kế hoạch cung ứng và đảm bảo rằng hàng tồn kho luôn ở mức tối thiểu.

  • Cải thiện quy trình mua bán: Hệ thống ERP đã cải thiện quy trình mua bán bằng cách tự động hóa quy trình đặt hàng, xử lý đơn hàng và theo dõi giao hàng. Điều này đã giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình làm việc.

  • Tương tác hiệu quả với khách hàng: Hệ thống đã cải thiện tương tác với khách hàng thông qua khả năng theo dõi thông tin khách hàng, lịch sử mua sắm, và tạo ra cơ hội tiếp cận khách hàng mục tiêu.

  • Module triển khai: Các module đã triển khai bao gồm quản lý tồn kho, quản lý đặt hàng, quản lý tài chính, và quản lý khách hàng. Điều này đã tạo ra sự kết nối hoàn chỉnh trong toàn bộ hệ thống kinh doanh.

  • Vận hành sau khi bàn giao: Hệ thống ERP đã được triển khai và vận hành một cách suôn sẻ sau khi bàn giao. Khách hàng đã được đào tạo để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả và tiếp tục nhận được hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết.

  • Lợi ích về tiết kiệm: Hệ thống ERP đã giúp tiết kiệm nhân lực thông qua tự động hóa các quy trình làm việc, giảm thiểu việc thủ công. Điều này cũng đã dẫn đến tiết kiệm thời gian trong việc thực hiện các nhiệm vụ quản lý và tối ưu hóa nguồn lực, giúp khách hàng tận dụng tài nguyên hiệu quả hơn.

    Rating

    Hệ thống ERP đã giúp chúng tôi tiết kiệm nhân lực thông qua tự động hóa quy trình công việc, giảm thiểu công việc thủ công và giúp tận dụng tài nguyên một cách hiệu quả. Chúng tôi cảm thấy rất hạnh phúc với việc tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà hệ thống đã mang lại.

    Hệ thống ERP của CloudMedia đã thực sự là một đòn bẩy cho chúng tôi. Chúng tôi tin rằng nó sẽ tiếp tục là một công cụ quan trọng để phát triển kinh doanh của chúng tôi trong tương lai.

    Hồng trà Ngô Gia 

Kết luận

Kết quả cho thấy việc triển khai hệ thống ERP của CLOUDMEDIA tại chuỗi cửa hàng Hồng Trà Ngô Gia đã thành công vượt xa mong đợi. Hệ thống đã đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quản lý tồn kho, quy trình mua bán, và tương tác với khách hàng. Nhờ đó, chúng ta đã chứng kiến sự tăng cường đáng kể về hiệu suất kinh doanh và cải thiện dịch vụ khách hàng.

Hệ thống ERP đã tạo ra sự thống nhất trong toàn bộ hệ thống cửa hàng, giúp quản lý và nhân viên có cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh và sự thay đổi nhanh chóng. Việc sử dụng hệ thống này đã giúp tăng cường khả năng đưa ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu và tối ưu hóa tài nguyên. Đặc biệt, khách hàng cũng được hưởng lợi từ dịch vụ cải thiện và sự tương tác hiệu quả hơn.

Với sự thành công này, CloudMedia có thể tự hào về việc triển khai hệ thống ERP và hiệu quả lớn mà nó mang lại cho chuỗi cửa hàng Hồng Trà Ngô Gia.


  Bài viết liên quan
  Đăng ký tư vấn
  Theo dõi zalo oa