Trong doanh nghiệp Thương mại – Dịch vụ (TMDV), mỗi hợp đồng ký kết đều kéo theo một loạt công việc, nhân sự và chi phí cần được kiểm soát sát sao. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn đang giao việc qua email, quản lý tiến độ bằng file Excel, hoặc thậm chí chỉ dựa vào trí nhớ của nhân sự. Điều này không chỉ tiềm ẩn rủi ro trễ deadline mà còn khiến nhà quản lý mù mờ trước hiệu suất làm việc và lỗ lãi của từng dự án.
Giải pháp nào giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, kiểm soát mọi khâu từ giao việc – theo dõi – đo hiệu quả và kiểm soát chi phí?
ERP Odoo chính là câu trả lời toàn diện với bộ công cụ mạnh mẽ dành riêng cho quản lý dự án trong môi trường dịch vụ hiện đại.
Vấn đề thường gặp trong quản lý dự án doanh nghiệp TMDV
- Giao việc thiếu quy trình, không có hệ thống theo dõi khiến công việc chồng chéo, khó kiểm soát tiến độ.
- Không có cảnh báo nhắc việc dẫn đến trễ deadline, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
- Thiếu KPI và công cụ chấm công làm việc, khiến việc đánh giá hiệu suất mang tính chủ quan.
- Không kiểm soát được chi phí theo từng dự án, gây thất thoát tài chính mà không rõ nguyên nhân.
- Thiếu báo cáo kịp thời khiến nhà quản lý khó ra quyết định, mọi thứ phải chờ tổng hợp thủ công.
Giải pháp đề xuất: ERP Odoo – Nền tảng quản lý dự án tích hợp cho doanh nghiệp TMDV
Hệ thống ERP Odoo không chỉ đơn thuần là công cụ quản lý công việc. Đây là một nền tảng quản trị toàn diện tích hợp đầy đủ các yếu tố: giao việc – nhắc việc – thiết lập KPI – đo chi phí – báo cáo dashboard, giúp doanh nghiệp TMDV xây dựng quy trình quản lý dự án hiện đại, khoa học và có chiều sâu.
Tính năng nổi bật & lợi ích thực tế từ Odoo trong quản lý dự án
1. Giao việc & nhắc việc tự động – Đảm bảo đúng người, đúng việc, đúng thời điểm
Tính năng:
- Hệ thống cho phép tạo task công việc ngay khi khởi tạo dự án hoặc khi có yêu cầu từ các phân hệ khác (CRM, Sales).
- Task được gán trực tiếp cho nhân sự phụ trách với deadline cụ thể.
- Odoo hỗ trợ nhắc việc tự động qua email, notification trên hệ thống hoặc tích hợp với công cụ nhắn tin nội bộ.
Lợi ích:
Giảm đáng kể việc quên deadline, nâng cao trách nhiệm cá nhân và đảm bảo mọi công việc đều nằm trong tầm kiểm soát. Không còn cảnh nhân viên “quên việc”, quản lý “bỏ sót” công đoạn.
2. Thiết lập luồng công việc & cảnh báo thông minh – Kiểm soát tiến độ chủ động
Tính năng:
- Doanh nghiệp có thể thiết kế pipeline công việc linh hoạt: Từ “Chờ xử lý” → “Đang thực hiện” → “Chờ nghiệm thu” → “Hoàn tất”.
- Thiết lập tự động hóa hoạt động (Scheduled Activities), giúp công việc kế tiếp được tạo ra khi công việc trước hoàn thành.
- Hệ thống cảnh báo khi task đến hạn, bị quá hạn hoặc thay đổi người phụ trách.
Lợi ích:
Giúp tiêu chuẩn hóa quy trình xử lý dự án, giảm rủi ro sai sót và tăng tính chủ động cho từng bộ phận trong công ty. Quản lý không cần theo dõi thủ công nhưng vẫn luôn nắm rõ tiến độ từng dự án.
3. Gắn KPI, chấm công và tính chi phí dự án – Đo lường hiệu quả khách quan
Tính năng:
- Mỗi task có thể gắn KPI cụ thể: thời gian hoàn thành, độ ưu tiên, mức độ đúng hạn,...
- Nhân viên ghi nhận thời gian làm việc trực tiếp vào hệ thống qua tính năng Timesheet.
- Odoo đồng bộ dữ liệu này với hệ thống kế toán và nhân sự để tính chi phí nhân công và tổng chi phí dự án.
Lợi ích:
Nhà quản lý dễ dàng đo lường hiệu suất làm việc, đánh giá khách quan năng suất nhân sự, đồng thời có cơ sở minh bạch để tính chi phí nội bộ và hoạch định tài chính.
4. Quản lý chi phí dự án bằng tài khoản phân tích – Rõ ràng lãi/lỗ
Tính năng:
- Mỗi dự án được gắn với một tài khoản phân tích (Analytic Account) riêng.
- Hệ thống tự động ghi nhận các khoản chi phí liên quan: mua hàng, công nợ, lương, thời gian công tác,...
- Theo dõi lợi nhuận từng dự án theo thời gian thực.
Lợi ích:
Doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết về tình hình tài chính của từng dự án. Không chỉ kiểm soát chi phí, mà còn dự báo được khả năng sinh lời, tránh rơi vào trạng thái “lãi ảo, lỗ thật”.
5. Dashboard trực quan & báo cáo tổng hợp – Quyết định nhanh, chính xác
Tính năng:
- Giao diện quản lý trực quan dạng Gantt, Kanban hoặc biểu đồ KPI.
- Tùy biến báo cáo theo nhân sự, phòng ban, khách hàng hoặc trạng thái dự án.
- Tất cả báo cáo đều có thể xem theo thời gian thực ngay trên dashboard.
Lợi ích:
Giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh, chính xác và dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính. Đồng thời, nâng cao khả năng phản ứng và phân tích các điểm nghẽn trong từng dự án cụ thể.
Hiệu quả thực tiễn khi áp dụng ERP Odoo vào quản lý dự án
Việc ứng dụng Odoo vào công tác quản lý dự án mang lại thay đổi rõ rệt cho doanh nghiệp. Các quy trình giao việc, theo dõi tiến độ và kiểm soát chi phí được tự động hóa và số hóa hoàn toàn, loại bỏ sự phụ thuộc vào cá nhân và công cụ thủ công.
Nhân sự làm việc có định hướng rõ ràng hơn, được đo lường hiệu quả minh bạch và công bằng. Nhà quản lý không còn phải "mò mẫm" trong hàng tá file báo cáo rời rạc mà có thể nắm bắt mọi thông tin qua dashboard tức thời. Tài chính dự án cũng được kiểm soát chặt chẽ, từng chi phí đều có cơ sở phân tích rõ ràng. Từ đó, doanh nghiệp tăng tốc trong vận hành, tối ưu hóa nguồn lực và gia tăng tỷ suất lợi nhuận cho từng hợp đồng.
Bạn đã sẵn sàng bứt phá với giải pháp Quản lý Dự án chuyên nghiệp trên ERP Odoo?
ERP CloudMedia cung cấp nền tảng quản trị toàn diện cho các doanh nghiệp thương mại – dịch vụ với mô hình triển khai phù hợp thực tiễn Việt Nam. Đăng ký trải nghiệm ngay bản demo hệ thống để thấy rõ sự khác biệt!