Bạn còn đang quản lý công văn bằng sổ tay hoặc file Excel? Việc xử lý văn bản đến – đi mất nhiều thời gian, khó theo dõi và dễ sai sót? Đã đến lúc doanh nghiệp bạn cần một giải pháp hiện đại hơn!
Trong bài viết này, chúng tôi giới thiệu module Quản Lý Công Văn – một trong những tính năng mạnh mẽ trong hệ thống ERP Odoo, giúp doanh nghiệp quản lý toàn trình công văn từ tiếp nhận, xử lý, phê duyệt cho đến thống kê báo cáo.giúp doanh nghiệp tiếp nhận, xử lý, phê duyệt và báo cáo văn bản nhanh hơn, minh bạch hơn — nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số hành chính.
1. Tối ưu hóa quản trị hành chính với quy trình công văn điện tử
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu, việc vẫn quản lý công văn theo cách thủ công – in ấn, ký tay, lưu trữ giấy tờ – không chỉ làm lãng phí thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về vận hành:
- Thất lạc hồ sơ, khó tra cứu khi cần gấp.
- Mất kiểm soát luồng phê duyệt, dễ bỏ sót trách nhiệm.
- Thiếu minh bạch và khó truy vết lịch sử xử lý.
- Không phù hợp với mô hình làm việc từ xa hoặc đa chi nhánh.
Việc số hóa quy trình quản lý công văn giúp doanh nghiệp:
- Tăng tốc xử lý văn bản – Tiết kiệm 30–50% thời gian xử lý, loại bỏ thao tác thủ công.
- Phân quyền & kiểm soát rõ ràng – tránh bỏ sót trách nhiệm.
- Truy xuất, tìm kiếm công văn tức thì – nhờ lưu trữ tập trung và thông minh.
- Làm việc từ xa dễ dàng – công văn được xử lý mọi lúc, mọi nơi.
- Nâng cao tính minh bạch & bảo mật – đầy đủ lịch sử xử lý, kiểm soát truy cập theo vai trò.
2. Tính năng nổi bật của module Quản Lý Công Văn
1. Quản lý công văn đến
- Tạo số hiệu công văn tự động, phân loại rõ ràng theo phòng ban, nội dung.
- Ghi nhận ngày tiếp nhận, người xử lý, thời hạn phản hồi.
- Đính kèm file scan (PDF, Word, hình ảnh) – lưu trữ điện tử tập trung.
- Giao việc xử lý cho cá nhân hoặc phòng ban liên quan.
Quy trình quản lý công văn đến
2. Quản lý công văn đi
- Soạn thảo công văn trực tiếp trên hệ thống với mẫu định dạng sẵn.
- Quản lý người soạn, người duyệt, người gửi công văn.
- Theo dõi trạng thái công văn: đang soạn – đã gửi – đã phê duyệt
- Xuất công văn ra PDF và tích hợp gửi email nội bộ hoặc bên ngoài.
Quy trình quản lý công văn đi
3. Theo dõi và xử lý công văn
- Hiển thị tiến độ theo trạng thái: Mới – Đang xử lý – Hoàn tất – Quá hạn.
- Gửi thông báo nhắc việc tự động qua email hoặc Odoo Discuss.
- Lưu vết đầy đủ quá trình xử lý: ai thực hiện, khi nào, nội dung gì.
4. Trình ký – Phê duyệt công văn
- Thiết lập luồng phê duyệt tùy biến theo vai trò, cấp bậc hoặc quy trình riêng.
- Hỗ trợ phê duyệt tuần tự hoặc đồng thời nhiều cấp.
- Lưu lại lịch sử phê duyệt (ngày, giờ, người duyệt) đảm bảo tính minh bạch.
- Tích hợp chữ ký điện tử, đóng dấu công văn nếu cần.
5. Báo cáo & Thống kê
- Báo cáo số lượng công văn theo loại, phòng ban, người xử lý, trạng thái.
- Dashboard trực quan bằng biểu đồ, bảng pivot.
- Theo dõi hiệu suất xử lý công văn theo thời gian thực.
- Xuất báo cáo định kỳ (tuần/tháng) gửi đến quản lý cấp cao
3. Lợi ích khi sử dụng Odoo để quản lý công văn
- Xử lý nhanh chóng: Tự động hóa quy trình tiếp nhận, phê duyệt, theo dõi công văn.
- Kiểm soát chặt chẽ: Phân quyền rõ ràng, lưu vết đầy đủ mọi thao tác.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm in ấn, lưu trữ giấy, tiết kiệm thời gian nhân sự.
- Làm việc linh hoạt: Truy cập, xử lý công văn từ xa, phù hợp đa chi nhánh.
- Báo cáo minh bạch: Thống kê, đánh giá hiệu quả công việc theo thời gian thực.
Sẵn sàng chuyển đổi số quản lý công văn
Việc số hóa quy trình công văn không còn là lựa chọn – mà là bước đi tất yếu trong hành trình nâng cao hiệu quả vận hành và kiểm soát thông tin doanh nghiệp. Với Odoo 17, bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay với một hệ thống thông minh, linh hoạt và dễ triển khai.
👉 Đừng để giấy tờ thủ công làm chậm bước phát triển của doanh nghiệp bạn!
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, demo giải pháp và triển khai phù hợp với mô hình tổ chức của bạn.