Triển khai dự án

Hồng Trà Ngô Gia lựa chọn Cloudmedia triển khai dự án hệ thống ERP trên nền tảng ODOO với các module chức năng sau: Portal Đặt hàng, quản lý bán hàng, Quản lý kho hàng và vận chuyển, Quản lý mua hàng và sản xuất, Quản lý tài chính, Quản lý nhân sự, Chấm công và Tính lương. Quá trình triển khai được thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Kickoff meeting:

Hai bên thống nhất việc triển khai, các đầu mối phối hợp, kế hoạch triển khai, lập ra các giai đoạn triển khai. Buổi họp này rất quan trọng để các bên thống nhất được phương pháp và việc phối hợp giữa hai bên, thống nhất các giai đoạn triển khai, phương thức thực hiện.

Bước 2: Thu thập thông tin và lấy yêu cầu: 

CloudMedia làm việc trực tiếp với từng phòng ban của Hồng Trà Ngô Gia để nắm rõ quy trình làm việc thực tế, các khó khăn đang gặp phải và mong muốn của khách hàng khi áp dụng hệ thống mới. Đây là giai đoạn thách thức của dự án khi CloudMedia phải tập trung khai thác được toàn bộ thông tin cần thiết của khách hàng để có đủ dữ liệu xây dựng giải pháp, phân tích sự khác nhau giữa nhu cầu và các chức năng hiện có của hệ thống. 

Bước 3: Phân tích và xác nhận các yêu cầu

Sau khi hoàn thành việc thu thập thông tin, mong muốn của Hồng trà Ngô Gia, CloudMedia tiến hành phân tích yêu cầu, xây dựng giải pháp dựa trên yêu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của hệ thống, từ đó đưa ra được quy trình thống nhất và xác nhận với khách hàng.

Bước 4: Thiết lập và triển khai các chức năng

Cloudmedia xây dựng hệ thống dựa trên quy trình đã thống nhất với khách hàng và theo kế hoạch triển khai đã xác nhận. Đội ngũ của Cloudmedia vừa triển khai chức năng, và thống nhất các kết quả với đội ngũ Ngô Gia.

  Những module quản lí mà CloudMedia đã triển khai thành công cho hệ thống chuỗi cửa hàng Hồng trà Ngô Gia

Bước 5: Kiểm thử chức năng

Các chức năng sau khi hoàn thiện được kiểm thử bởi đội ngũ kiểm soát chất lượng của CloudMedia. Sau đó được tiến hành kiểm thử với khách hàng trong giai đoạn UAT (User Acceptance Testing) được thực hiện bởi khách hàng chính (key-user) và CloudMedia. Đây là giai đoạn khó khăn nhất trong quy trình triển khai dự án vì đây là lúc người dùng được trực tiếp thao tác với phần mềm mới và từng bước làm quen với nó. 

Bước 6: Đào tạo sử dụng

Các chức năng sau khi được người dùng chấp nhận sẽ được đội ngũ CloudMedia đào tạo sử dụng cho những người dùng cuối (end-user) để nắm rõ chức năng vận hành hệ thống. Đội ngũ Cloudmedia xây dựng tài liệu hướng dẫn và có các buổi đào tạo hướng dẫn online, offline cho đội ngũ quản lý của khách hàng.

Bước 7: Chạy thử

Sau khi người dùng nắm rõ cách sử dụng phần mềm, hệ thống sẽ được đưa vào chạy thử nghiệm, chuyển dữ liệu cũ của khách hàng lên hệ thống mới, và cho khách hàng làm quen với hệ thống mới. CloudMedia hỗ trợ trực tiếp trong giai đoạn vận hành và hỗ trợ kỹ thuật nếu có. 

Bước 8: Golive và support

Sau quá trình chạy thử nghiệm hoàn thành, hệ thống được chuyển qua giai đoạn chạy thực tế và hỗ trợ vận hành. Đây là lúc Hồng trà Ngô Gia chuyển qua thao tác toàn bộ trên hệ thống mới với sự hỗ trợ vận hành trực tiếp từ CloudMedia.