Quy trình phê duyệt - từ đơn mua hàng, đề xuất chi phí, cho đến hợp đồng và thanh toán - thường diễn ra theo hình thức thủ công, qua email hoặc giấy tờ. Điều này không chỉ mất thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót, chậm trễ, hoặc thậm chí thất thoát do phê duyệt sai người hoặc vượt thẩm quyền.
Đây chính là lý do vì sao tự động hóa quy trình phê duyệt đang trở thành xu hướng không thể thiếu trong quản trị vận hành hiện đại – đặc biệt là khi doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP TMDV.
1. Vấn đề gặp phải khi không có tính năng phê duyệt tự động
Trước khi triển khai hệ thống tự động, nhiều doanh nghiệp thường gặp phải các vấn đề sau:
- Thời gian trì trệ, dễ chậm trễ: các chứng từ phải đợi thực hiện thủ công, gây tắc nghẽn quy trình nội bộ.
- Mất kiểm soát: Không theo dõi được luồng duyệt, thiếu minh bạch về lý do, thời điểm duyệt
- Tăng rủi ro thất thoát: Duyệt vượt ngân sách, bỏ sót các cảnh báo quan trọng.
- Gián đoạn khi người duyệt bận hoặc vắng mặt: quy trình bị đình trệ, không có người thay thế.
Tất cả những điều này không chỉ làm chậm quá trình ra quyết định mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả vận hành và uy tín doanh nghiệp.
2. Tính năng phê duyệt tự động
Hệ thống ERP hiện đại cho phép doanh nghiệp thiết lập các luồng phê duyệt thông minh, tự động, phù hợp với từng quy trình cụ thể. Dưới đây là các tính năng nổi bật:
- Phê duyệt tự động theo điều kiện:
- Phê duyệt đơn hàng theo đơn giá được cấu hình
- Duyệt đề xuất nếu nằm trong hạn mức ngân sách tháng
- Thiết lập tiêu chí linh hoạt theo phòng ban, loại chứng từ, nhóm hàng...
- Luồng duyệt nhiều cấp - linh hoạt:
- Thiết lập cấp độ duyệt theo nhiều cấp bậc
- Có thể thêm điều kiện rẽ nhánh linh hoạt
- Kết hợp duyệt song song, duyệt tuần tự, hoặc ủy quyền khi vắng mặt
- Tự động thông báo & ghi nhận lịch sử:
- Gửi thông báo duyệt qua email, số điện thoại, Zalo, Telegram…
- Lưu lại toàn bộ mọi hành động: ai duyệt, lúc nào, lý do gì
- Dễ dàng truy vết lại mọi thao tác phục vụ kiểm tra, kiểm toán
- Kết nối với các quy trình khác trong ERP:
- Tự động cập nhật trạng thái đơn mua khi được duyệt
- Liên kết với kế toán để kiểm soát chi phí
- Tích hợp với kho, bán hàng, nhân sự để đảm bảo dòng công việc liền mạch
3. Giải quyết vấn đề & lợi ích mang lại cho doanh nghiệp
- Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất: Quy trình trơn tru, không bị nghẽn do chờ phê duyệt giúp các bộ phận phối hợp mượt mà, từ kinh doanh, kế toán đến kho vận.
- Tăng hiệu quả vận hành tổng thể: Quy trình trơn tru, không bị nghẽn do chờ phê duyệt giúp các bộ phận phối hợp mượt mà, từ kinh doanh, kế toán đến kho vận.
- Giảm tối đa sai sót, nâng cao minh bạch: không còn tình trạng hồ sơ thất lạc; mọi bước đều theo dõi và kiểm tra dễ dàng. Loại bỏ rủi ro duyệt nhầm, kiểm soát đúng người – đúng quy trình.
- Tăng chủ động cho nhân viên & quản lý:Nhân viên không còn bị động “chờ duyệt”, quản lý có thể xử lý mọi lúc mọi nơi – kể cả khi đi công tác hoặc họp hành.
- Cải thiện trải nghiệm người dùng: giao diện thân thiện, phê duyệt linh hoạt mọi lúc mọi nơi.
4. Bạn đã sẵn sàng tối ưu quy trình phê duyệt?
Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang loay hoay với những quy trình phê duyệt thủ công rườm rà, dễ sai sót và thiếu minh bạch — thì đây là lúc cần chuyển đổi sang hệ thống ERP có phê duyệt tự động.
Với vài cấu hình đơn giản, bạn có thể tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mỗi tháng, tăng tốc vận hành, và kiểm soát toàn bộ luồng phê duyệt một cách chính xác và an toàn.
Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trên hành trình chuyển đổi số và nâng cao hiệu suất vận hành ngay từ bên trong.
5. Tổng kết
Phê duyệt không chỉ là một bước trong quy trình – đó là điểm mấu chốt quyết định tốc độ và độ chính xác trong vận hành doanh nghiệp. Với tính năng phê duyệt tự động, doanh nghiệp Thương mại Dịch vụ có thể loại bỏ hoàn toàn những rào cản thủ công, giải phóng thời gian, tăng độ minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong từng quyết định.
Trong một thế giới mà thời gian là lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp nào phê duyệt nhanh – doanh nghiệp đó ra quyết định nhanh, và nắm bắt thị trường tốt hơn. ERP tích hợp phê duyệt tự động chính là công cụ giúp bạn chuyển đổi từ “quản lý thủ công” sang “quản trị chủ động”.
Giải pháp phù hợp - quy trình linh hoạt - ra quyết định chính xác.
Đó không còn là mục tiêu xa vời, mà là điều bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay.