Bạn đã bao giờ cảm thấy công việc trong doanh nghiệp của mình đang bị “nghẽn” bởi những thao tác lặp lại, công việc bị quên, hoặc nhiệm vụ trễ hạn mà không ai phát hiện? Trong thời đại số, việc quản lý công việc bằng Excel, ghi chú giấy, hay email rời rạc không chỉ lỗi thời mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và uy tín doanh nghiệp.
Mang đến một giải pháp vượt trội: tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý công việc, từ phân công, theo dõi, đến báo cáo - tất cả chỉ với vài cú click. Không còn cảnh “quên việc - sót người - lỡ deadline”. Giờ đây, bạn có thể vận hành doanh nghiệp một cách thông minh, nhanh nhạy và hiệu quả hơn bao giờ hết.
1. Thực trạng quản lý công việc thủ công - Vấn đề gây cản trở phát triển
Trong nhiều doanh nghiệp, việc quản lý dự án và công việc vẫn đang được thực hiện theo cách thủ công: sử dụng bảng Excel, ghi chú tay, hoặc giao tiếp qua email và chat rời rạc. Điều này dẫn đến hàng loạt vấn đề như:
- Nhiệm vụ bị bỏ sót: Không có cơ chế nhắc nhở khiến công việc dễ trôi vào quên lãng.
- Trễ hạn thường xuyên: Không có cảnh báo khiến các deadline bị lỡ.
- Phân công không rõ ràng: Người phụ trách không được xác định cụ thể, dễ xảy ra đùn đẩy trách nhiệm.
- Khó theo dõi tiến độ: Quản lý không biết công việc đang ở giai đoạn nào, ai đang xử lý.
- Thiếu báo cáo minh bạch: Không có dữ liệu tổng hợp để đánh giá hiệu suất hoặc lập kế hoạch.
2. Giải tháp tự động hóa quản lý công việc - Lựa chọn thông minh
Cung cấp một bộ công cụ tự động hóa mạnh mẽ trong module Project, giúp doanh nghiệp chuyển mình sang mô hình quản trị hiện đại, minh bạch, và hiệu quả hơn. Giải pháp này:
- Tự động hóa quy trình lặp lại: Gỡ bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công nhàm chán.
- Chủ động cảnh báo & nhắc nhở: Không bỏ sót deadline, không để công việc "rơi vào quên lãng".
- Giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh: Dữ liệu luôn sẵn sàng và chính xác.
- Tối ưu nguồn lực: Phân công hợp lý, theo dõi hiệu suất cá nhân và nhóm.
3. Các tính tăng tự động hóa chính trong quản lý công việc (Project)
3.1. Tạo nhiệm vụ tự động
Khi một hợp đồng dịch vụ được xác nhận hoặc một dự án mới được khởi tạo, hệ thống có thể tự động sinh ra các nhiệm vụ cần thực hiện dựa trên mẫu dự án (project template) hoặc loại dịch vụ được chọn. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian soạn thảo công việc thủ công, đồng thời tránh bỏ sót các bước quan trọng trong quy trình thực hiện.
3.2. Nhắc deadline và thời gian đến hạn
Tự động hóa giúp gửi email, thông báo nội bộ hoặc tin nhắn nhắc nhở khi một nhiệm vụ sắp đến hạn. Việc này đặc biệt quan trọng trong môi trường có nhiều đầu việc song song, giúp nhân viên chủ động hơn trong việc hoàn thành công việc đúng thời hạn, từ đó đảm bảo tiến độ toàn dự án.
3.3. Chuyển giai đoạn công việc tự động
Một trong những chức năng mạnh mẽ nhất là khả năng tự động cập nhật trạng thái hoặc chuyển giai đoạn của nhiệm vụ khi có sự kiện cụ thể xảy ra, như hoàn thành checklist, gắn tag "xong", hoặc khi một hành động liên quan được xác nhận. Nhờ đó, quy trình làm việc được chuẩn hóa, mượt mà và hạn chế thao tác thủ công không cần thiết.
3.4. Tự động phân công công việc
Dựa vào loại dự án, nhóm phụ trách hoặc các quy tắc đã thiết lập (ví dụ: người phụ trách gần nhất chưa quá tải), hệ thống có thể tự động gán nhiệm vụ cho nhân sự phù hợp. Việc này giúp cân bằng khối lượng công việc, tối ưu nguồn lực, và tránh tình trạng người làm nhiều – người không có task.
3.5. Cảnh báo công việc quá hạn
Odoo cho phép tự động gửi cảnh báo qua email hoặc hiển thị thông báo trong hệ thống khi một nhiệm vụ vượt quá thời hạn mà chưa được hoàn thành. Ngoài ra, hệ thống có thể thay đổi màu sắc hoặc đánh dấu nhiệm vụ bằng nhãn đặc biệt để thu hút sự chú ý của người quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời với các tình huống có thể ảnh hưởng đến kết quả dự án.
3.6. Ghi nhận thời gian làm việc tự động
Khi nhân viên bắt đầu làm việc trên một nhiệm vụ (bấm nút Start hoặc thực hiện hành động được quy định), hệ thống có thể tự động tạo một bản ghi thời gian (timesheet) tương ứng. Điều này không chỉ giúp quản lý thời gian chính xác hơn mà còn là cơ sở cho việc tính toán chi phí nội bộ, lập báo cáo hiệu suất và chấm công minh bạch.
3.7. Tự động tạo nhiệm vụ từ hợp đồng dịch vụ
Khi khách hàng đặt hàng hoặc ký hợp đồng có liên quan đến dịch vụ (ví dụ: gói bảo trì, tư vấn, đào tạo...), Odoo có thể tự động chuyển đổi các hạng mục dịch vụ trong hợp đồng thành nhiệm vụ thực thi trong module Project. Điều này tạo ra sự kết nối trực tiếp giữa khối kinh doanh và khối thực hiện, giúp quản lý công việc xuyên suốt và đồng bộ, tránh rủi ro "bán xong rồi không ai triển khai".
4. Lợi ích khi áp dụng tự động trong quản lý công việc
✔ Tối ưu hiệu suất làm việc nhóm: Nhân viên không cần ghi nhớ hay làm việc tay chân, chỉ tập trung vào nhiệm vụ chuyên môn.
✔ Cải thiện năng lực quản lý: Nhà quản lý dễ dàng theo dõi luồng công việc, trạng thái, và hiệu quả từng cá nhân.
✔ Rút ngắn thời gian triển khai: Các luồng công việc đã được định hình và vận hành tự động, giảm thời gian "set up".
✔ Giảm chi phí quản lý: Giảm phụ thuộc vào nhân sự trung gian như quản lý nhóm, điều phối viên.
✔ Minh bạch – nhất quán: Hệ thống tự động ghi nhận mọi thay đổi, hành động – không lo gian lận, quên nhiệm vụ.
✔ Linh hoạt mở rộng: Dễ dàng mở rộng quy mô quy trình, từ nhóm nhỏ đến nhiều phòng ban.
Kết Luận
Tự động hóa trong quản lý công việc không còn là lựa chọn, mà là xu thế tất yếu của doanh nghiệp hiện đại. Với Odoo 17, bạn có thể dễ dàng triển khai quy trình tự động, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và kiểm soát chặt chẽ hiệu quả làm việc.
Hành động ngay - Để bắt đầu xây dựng quy trình quản lý công việc tự động hóa
Bạn đang sử dụng Odoo và muốn tối ưu quy trình công việc?
Bạn muốn tự động hóa toàn bộ chu trình quản lý dự án, từ đơn hàng đến báo cáo?
Hãy liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn của chúng tôi để được tư vấn và triển khai hệ thống tự động hóa phù hợp nhất với mô hình doanh nghiệp của bạn!
Đặt lịch demo miễn phí ngay hôm nay – Đừng bỏ lỡ cơ hội tăng 200% hiệu suất làm việc